Kampf dem Papier

Kaufbeuren | chs | Die Verwaltung der Stadt Kaufbeuren hat der Papierflut den Kampf angesagt. Künftig sollen sämtliche Dokumente nicht mehr wie bisher üblich im Archiv in Ewigkeit ruhen, sondern schnell verfügbar, in digitaler Form auf einen Server landen.

Seit Oktober 2007 ist das neue System bereits in der Kfz-Zulassungsstelle in Betrieb und soll künftig flächendeckend in der Stadtverwaltung seinen Einsatz finden.

Jürgen Wittek, Leiter der Abteilung für Informations- und Kommunikationstechnologien der Stadt Kaufbeuren, erklärte welche Vorteile diese Verwaltungsmodernisierung mit sich bringt.

So liegt laut Wittek ein großer Vorteil darin, dass sämtliche Dokumente nur noch einen Mausklick weit entfernt sind. 'Die Beamten müssen ihre Arbeitszeit nun nicht mehr mit der aufwendigen Suche nach Akten vergeuden', so Wittek und ergänzt: 'wenn man annimmt, dass ein einzelner Angestellter zehn Minuten am Tag mit der Suche nach Dokumenten beschäftigt ist, gibt das bei 400 Angestellten eine Summe von 4000 Arbeitsminuten am Tag'.

Neben dem Vorteil der effektiveren und dadurch kostengünstigeren Arbeit der Beamten, soll das System zudem Platz für Neues schaffen. Denn auch die alten Akten werden Stück für Stück digitalisiert, wodurch sich die Archivräume sukzessiv leeren und dem räumlichen Engpass in Verwaltungsgebäuden entgegenwirken sollen.

Auch Wolfgang Lange, Leiter der Kfz-Zulassungsstelle freut sich: 'Es macht Spaß damit zu schaffen!' Und er führt der AZ das neue System vor: Binnen Sekunden werden alle Dokumente, die für einen Standardvorgang - etwa eine Kfz-Umschreibung - nötig sind, vom 'faxartigen' Scanner am Arbeitsplatz eingezogen und digitalisiert. Fortan verbleiben diese Daten auf einem zentralen Server. Der Server und die auf ihm gespeicherten Daten sind laut Wittek dank durchdachter und ausgeklügelter Schutzmechanismen sicher. Zusätzlich werden unter anderem täglich Sicherungen der Daten erstellt und in einem feuersicheren Tresor aufbewahrt.

Insgesamt wurden bisher rund 30 000 Euro für Lizenzgebühren und Scanner der Zulassungsstelle investiert. Für die flächendeckende Modernisierung sind weitere Kosten in Höhe von 110 000 Euro geplant. Wittek ist jedoch zuversichtlich, dass sich die Investition bald amortisiert haben wird und die Stadt Kaufbeuren durch die Digitalisierung ihrer Dokumente künftig Steuergelder einsparen kann.

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